A megosztott címjegyzék

Megosztott címjegyzék

A megosztott címjegyzék együttműködési eszköz. Egy ilyen eszköz elve és előnye, hogy meg tudja osztani a vállalat minden tagja által birtokolt információkat. A kapcsolatok megosztottak, és sok folyamat optimalizálva van.

Miért érdemes megosztani a címjegyzékét?

Az Ön személyzete köteles rendszeresen kapcsolatba lépni a vállalat ügyfeleivel és beszállítóival, és ezeket az információkat a saját címjegyzékében tárolja?

• Nevek, e-mail címek, telefonszámok, kiválaszthatja, hogy mely információkat szeretné megosztani, és mit szeretne tartani magán.

Hogyan működik a megosztott címjegyzék?

Ha olyan együttműködési eszközt használ, mint az eGroupWare vagy az Open Xchange, minden felhasználónak be kell jelentkeznie a megosztott címjegyzék eléréséhez. Mint vállalkozó, kezelheti a felhasználói fiókokat, különböző hozzáférési lehetőségeket biztosítva a különböző profiloktól (csak olvasható lehetőség / névjegyek hozzáadása vagy törlése).

• Otthon minden felhasználónak van egy saját címjegyzéke, amely mindenki számára elérhető, módosíthatja és kiegészítheti. Rendszergazdaként hozzáadhat vagy törölhet bejegyzéseket a megosztott címjegyzékben.
• Ahhoz, hogy időt takarítson meg a megosztott címjegyzék létrehozásában, lehetséges egy már létező címjegyzék importálása.
• Néhány címjegyzék egy üzenetkezelő rendszerhez kapcsolódik, és ez nagyobb hatékonyságot eredményez a rendszer számára.

Kompatibilitási korlátok

Ha néhány kollégája különböző e-mail kliens szoftvert használ (Thunderbird, Outlook ... stb.), A kapcsolattartó könyv megosztása problémás lehet. Ebben az esetben csoportos munkát használhat.

Ossza meg a címjegyzéket az Outlook programban

• Hozzon létre egy új "megosztott névjegy" mappát az Outlook nyilvános mappájában
• Kattintson a jobb gombbal a "megosztott névjegyek" / Tulajdonságok / "Hozzáférési engedély" mappára, válassza ki azokat a személyeket, akiknek meg szeretné osztani a címjegyzékét / Alkalmazni
• Másolja a privát címjegyzékét a nyilvános mappába / megosztott kapcsolatokba
• Helyezze be azokat a címeket, amelyekkel meg szeretné osztani a "megosztott névjegyek" mappát.
• Módosítsa a hozzáférési jogokat a "megosztott névjegyek" mappához
• Kattintson a jobb gombbal a megosztott névjegyre / Tulajdonságok /
• "Outlook címjegyzék" / Jelölje be az opciót "Jelenítse meg ezt a mappát az e-mail címének és az alkalmazásnak
• "Hozzáférés engedélyezése / szintek kiválasztása különböző felhasználók számára / Alkalmazás
• Ezzel a megosztással csak a Megosztott névjegyek mappában található partnerek lesznek láthatóak.

Címjegyzék megosztása együttműködő szoftverekkel

A csoportos vagy együttműködő szoftver lehetővé teszi, hogy az alkalmazottai, akár távolról is, ugyanazon alkalmazásokon dolgozhassanak saját számítógépükről internetkapcsolattal.

Számos „csoportos” megoldás áll rendelkezésre a piacon:

• GroupWare
• OpenGroupware
• Szerver megnyitása Xchange
• QSMS
• TelmatWeb
• Zimbra

Ezek a csoportos megoldások túlmutatnak a megosztott címjegyzék-funkcionalitáson. A kollaboratív szoftver lehetővé teszi a kapcsolatok kezelését, de a találkozókat, projekteket, csapatokat stb.